Akár magánéletünket, akár szervezeti, diákszervezeti életünket vizsgáljuk, észre kell vennünk, hogy problémáink, konfliktusaink megoldásához együtt kell működnünk másokkal. Az együttműködés során szükséges az eltérő érdekek egyeztetése, mely érdekegyeztetés legfontosabb eszköze a tárgyalástechnika. Ezért ha eredményesen szeretnénk megoldani problémáinkat, felkészült tárgyalóknak kell lennünk.

Felkészült tárgyalónak lenni azonban nem a másik becsapását és a gyanútlan partner átverését, kijátszását jelenti. Felkészült tárgyalónak lenni azt jelenti, hogy ismerjük a tárgyalások alapvető szakaszait és az egyes szakaszokkal kapcsolatos teendőket, előkészítjük a találkozóinkat, valamint fejlesztjük a kommunikációs képességeinket. A felkészülésünk alapvetően meghatározza, hogy mennyire tudjuk a céljainknak megfelelően befolyásolni a környezetünket.
Ez az összefoglaló rövid áttekintést ad a tárgyalások menetéről, hogy segítsen felkészülni a következő tárgyalásaidhoz.

FELKÉSZÜLÉS
A tárgyalás előkészítése során el kell készítsük a tárgyalási tervünket. Ebben a tervben kerül meghatározásra, hogy melyek azok a témák, amelyeket a tárgyalás során meg akarunk vitatni. Az egyes problémákkal kapcsolatos célok meghatározását követően -a rendelkezésre álló idő, a partner ismerete alapján- el kell döntenünk, milyen stratégiát követünk a tárgyalás folyamán és a stratégia alapján fel kell állítani a célok elérését legjobban támogató célrendszert.

Témák meghatározása, információgyűjtés
A tárgyalás előkészítésének első lépéseként meg kell határozni azokat a témákat, amelyekről egyeztetni kívánunk. Az egyes témáknál tisztáznunk kell a kiindulási helyzetet, azaz, hogy mi történt, hogyan jelenik meg a probléma, kiket érint, stb. Ebben a részben lényegre törően és tényszerűen össze kell foglalnunk a történteket, a történések okait, valamint hatásait. Ezt követen kell meghatároznunk, hogy mit tartunk sérelmesnek, megváltoztatandónak az ügyben és miért.
A tárgyalás előkészítésének ezen fázisában feladatunk a megvitatandó témákhoz kötődő információk összegyűjtése. Például meg kell tudnunk, hogy kinek jó, hogy létezik az adott probléma (ellenérdekeltek), próbálták-e már mások megoldani a problémát, ha igen miért nem sikerült nekik, hasonló problémát mások oldottak-e meg már sikeresen, kik segíthetnének a legkönnyebben a probléma megoldásában, hogyan lehetne szövetségeseket szereznünk a megoldáshoz stb.
A megszerzett információk csoportosítása és értékelése után tudjuk meghatározni különböző szempontok (pl. legfontosabb, legtöbb diákot érintő, legkönnyebben megoldható probléma) alapján a tárgyalandó témák sorrendjét.

Célmeghatározás, érvrendszer felépítése
A tárgyalások célja nem más, mint az eredendően meglévő konfliktusok feloldása, hiszen, ha nincs konfliktus, érdekellentét, akkor nincs miről tárgyalni. Ennek az ellentétnek a megléte miatt a tárgyalás talán az a formája a kommunikációnak, amely leginkább próbára teszi a résztvevők képességeit.
A felkészülés során feladatunk tisztázni, hogy mi a célunk, mit is akarunk elérni, mi az a megoldási mód, amit elfogadhatónak tartunk, másképpen fogalmazva mikor tekintjük a problémánkat megoldottnak. A pontos célmeghatározás a sikeres tárgyalás alapköve. Ahhoz, hogy később egyértelműen el tudjuk dönteni, elértük-e amit akartunk konkrét, mérhető célokat kell meghatároznunk Nem elegendő tehát azt mondani, hogy “a diákok érezzék magukat jobban az iskolában”, hanem azt is meg kell határozni, hogy mikor érzik magukat jól, például akkor, ha több a szabadidő, ha több a közös program, ha lehet csokit kapni a büfében, vagy ha szabadon használhatják az iskola termeit.
A célunk megfogalmazásánál meg kell határozni az optimális célt (azt amikor minden elképzelésünk teljesül) és a minimum célt (azt amit még végső alkuként el tudunk fogadni megoldásnak). A kétfajta cél között lévő különbség adja a tárgyalóknak azt a mozgásteret, amit a tárgyalás során felmerülő alkuban használhatnak. Ezeknek a kérdéseknek a tisztázása adja meg a tárgyalásban résztvevők felhatalmazását (mandátumát).
Itt tudjunk meghatározni, hogy az elvárásainknak melyek azok a részei, amelyeket követelni (ami jog szerint megillet bennünket) és melyek azok, amelyeket kérni tudunk. A célokat, a követeléseket és kéréseket a rendelkezésre álló információk alapján tudjuk alátámasztani a megoldás eléréshez szükséges érvekkel, érvrendszerrel. Az érvelés pontos meghatározásához azonban ismernünk kell a tárgyalási stratégiánkat.

Tárgyalási stílus meghatározása
A céljaink, a rendelkezésre álló idő, információ és a partnerhez kötődő rövid és hosszú távú viszonyunk alapján lehet kiválasztani az adott helyzetben sikeres tárgyalási stílust, amelyből alapvetően két választási lehetőségünk van:

Nyerő-vesztő tárgyalás
A versengő emberek szinte mindenre úgy tekintenek, mint állandó harcra, amelyben nyertesek és vesztesek vannak. Az ilyen stílust követő tárgyalók mindenáron el kívánják érni a céljaikat, anélkül, hogy törődnék mások céljaival, érzéseivel. Ezért ez a tárgyalási mód azok körében népszerű, akik saját sikerüket nem abban mérik, hogy hogyan teljesítenek a képességeikhez képest, hanem abban, hogy hogyan köröznek le másokat.
Ennek a tárgyalási stílusnak a gyakori alkalmazását sokan annak tulajdonítják, hogy az élet a nyerés és a vesztés állandó küzdelme. E szerint a szemlélet szerint az maradhat életben, aki le tudja győzni a másikat bármilyen helyzetben, hiszen az evolúció során is mindig az életképesebb egyed tudott továbbélni. A nyerő-vesztő stílust képviselők csak saját nyereségükkel vannak elfoglalva, és nem foglalkoznak azzal, hogy az eredmény végül a másik fél vesztesége.
Ezt a stílust erősíti az is, hogy olyan társadalomban élünk, amelyben az erőforrások többsége korlátozott és ahhoz, hogy a saját céljaink teljesüljenek gyakran mások ellenére kell tenni (például egy jó középiskolába, egyetemre való bejutásért folyó küzdelemben).
A nyerő-vesztő stílusnak a lehetőségei korlátozottak abban az esetben, ha a felek tartós kapcsolatban kell, hogy álljanak egymással. Az állandó nyerő-vesztő csatározások ellenfelekké teszik a partnereket és ennek következtében akkor sem tudnak majd megbízni egymásban, amikor szükségük lenne az együttműködésükre. Ezért, javaslom, hogy ha a tárgyalópartneretekkel hosszú távon kívántok együttműködni, akkor a kölcsönös megelégedésre történő tárgyalásokat részesítsétek előnybe.

Tárgyalás kölcsönös megelégedésre
Ennél a tárgyalási stílusnál egymás legyőzése helyett a probléma legyőzésére összpontosítunk, és olyan megoldást keresünk, amelyben a tárgyalópartnerekkel együtt jól járunk. Tehát a kölcsönös megelégedésre történő tárgyaláskor olyan nyer-nyer eredményre törekszünk, amely mindegyik fél számára nyereséggel jár.
A nyer-nyer stílusnál a konfliktust megoldandó feladatként kezeljük és ezért olyan alkotó megoldásokat találhatunk, amelyek mindkét fél pozícióját javítják, miközben a felek közelebb kerülnek egymáshoz.
A közös megoldás megtalálásához meg kell ismernünk a saját elvárásainkon túl a partnerek elvárásait és a célrendszerek ismeretében van lehetőség arra, hogy a minden fél számára megfelelő megoldást megtaláljuk. Ez általában sokkal idő és munkaigényesebb folyamat, mint a nyer-veszít stílus alkalmazása, de a tartós partnerek estén megéri a befektetés, amelynek eredménye a hosszú távú, mindkét fél számára sikeres együttműködés.
Sok tárgyaló egyenlőséget tesz a közös megelégedésre történő tárgyalás mindkét fél számára nyereséggel járó eredménye és a kompromisszum között. Pedig a két dolog nem ugyanazt jelenti. A kompromisszum ugyanis olyan egyezséget jelent, amelyben mindkét fél valamiről lemond, amit valóban el akarat érni. Ez egy olyan eredmény, amikor egyik fél sem elégíti ki teljes mértékben az igényeit. A kompromisszum stratégiája azon a hibás feltevésen alapul, hogy az én igényem meg a másik igénye mindig szemben áll egymással, ezért soha nem érhető el a kölcsönös elégedettség. Ebből a feltevésből kiindulva olyan eltúlzott követelésekkel állunk elő, hogy végül megfelelőn mozgásterünk legyen engedmények adásához, azaz a kompromisszum megkötéséhez.
Ezzel szemben a kölcsönös megelégedésre történő probléma megoldás maradéktalanul kielégíti mindegyik fél céljait. Sok esetben található ilyen megoldás, ha mindannyian pontosan meg tudjuk fogalmazni az igényeinket, és nyitottak vagyunk a másik fél álláspontjának befogadására. Ha pedig nem teljesíthető mindkét fél akarata maradéktalanul, akkor jöhetnek a kompromisszumos megoldások.

Tárgyalócsoport kialakítása
A tárgyalásainkra lehetőleg ne egyedül menjünk. Több tagú tárgyalócsoport esetén lehetőség van a feladatok megosztására és itt is teljesül a “több szem többet lát” elv. Azonban nem szabad átesnünk a ló túloldalára sem, azaz az sem jó megoldás, ha túl sokan jelenünk meg egy tárgyaláson. A tárgyalócsoportunk létszámát a partner csoportjának létszámához kell igazítanunk.
A csoport összetételénél jó, ha “vegyes” a csapat (képzettség, stílus, fiúk, lányok, stb.), de kerüljük a cinikus, vagy forrófejű társaink ilyen jellegű megbízását. A meggondolatlan megjegyzéseikkel ugyanis hátrányosan befolyásolhatják a partnerrel való viszonyunkat.
A tárgyalócsoport tagjai között legyenek tisztázottak a szerepek, mindenki tudja, hogy mikor, mit kell mondania és mikor kell hallgatnia. Ha a csoport valamelyik tagja a tárgyalás során eltér az előre meghatározott szerepétől, akkor szünetet kell kérni a tárgyalásban a zavar tisztázására. A partner előtt azonban soha ne látszódjon, hogy nézeteltérés van a csoporton belül, mert az gyengíti a helyzetünket.

A TÁRGYALÁS
A tárgyalás során kell elérnünk, hogy a kezdetben meglévő szembenállás, a talán egymásnak ellentmondó elvárások ellenére sikerüljön közös megoldást találni a partnerünkkel. Ehhez a folyamathoz szükséges a másik fél bizalmának elnyerése, amihez követnünk kell a tárgyalások lépéseit.

Bevezetés, légkör kialakítás
A tárgyalás bevezetése magában foglalja a benyomáskeltést és a benyomásszerzést. Itt dől el, milyen lesz a tárgyalás légköre (feszült, baráti, merev, kreatív, nyugodt, indulatos, stb.), ki lesz a dominánsabb a tárgyalás menete során és milyen lesz a tárgyalás ritmusa. A tárgyalás kezdetén a későbbi eredmények érdekében munkálkodjunk a közös alapok és a bizalom építésén. A kezdeti semleges bevezető beszélgetést követően indítsunk olyan pozitív megközelítéssel, ami kivívja minden fél azonnali egyetértését. A bizalom elnyerésére a tárgyalás kezdetén fontos kiemelni a megegyezés fontosságát, a közös megoldás keresését. Ezzel rá tudjuk venni a tárgyalókat, hogy az energiájukat és alkotó készségüket a megoldás keresésére fordítsák, hogy olyan megoldásokat kutassanak, amelyek minden érintett igényeinek megfelelnek. Ha a közös célokra és nem az eltérő módszerekre fektetjük a hangsúlyt, akkor megteremthető a nyer-nyer tárgyalás alapja.
Sokan megsértik a bizalomépítés szabályát és a probléma meghatározása és a közös célok megfogalmazása helyett úgy kezd neki a tárgyalásnak, hogy megfogalmazzák a saját megoldásukat. Ha ez a megoldás nem kedvező a másik fél számára, akkor már a tárgyalás elején nyerő-vesztő helyzetbe kényszerítik a tárgyalópartnereiket.

A lebonyolító szakasz
A “bemelegítő” lépések, a légkör kialakítása után, a tárgyalás menetének kölcsönös elfogadását követően kezdődik meg az előkészítésben meghatározott pontok tételes megvitatása, vagyis a tárgyalás lényegi része. Ekkor kell felvetni azokat a témákat, amelyeket a tárgyalást megelőző tervezés alatt meghatároztunk. Ez a gyakorlatban nem jelent mást, mint hogy ismertessük a tárgyalási tervünk főbb pontjait címszavakban. Ezzel lehetőséget adunk a partnerünknek is, hogy átlássa a tárgyalás teljes menetét.
Az egyes konkrét problémák felvetése után ismertetni kell a tényeket, a véleményeket, az esetleges sérelmeket, valamint a megoldással kapcsolatos célunkat. Mindezt úgy kell megtennünk, hogy közben sor kerüljön a kölcsönönös információgyűjtésre a témákat illetően. Ezt a szakaszt követi -a rendelkezésre álló információk alapján- a megoldást célzó ajánlatok megtétele. Az ajánlatok ismertetése után következik az alku, ahol mindkét fél a saját felhatalmazása (mandátuma) keretein belül alkudhat a közösen meghatározott célok elérése érdekében. Az alku eredményeként születik meg a megállapodás, amelyet mindkét fél a maga számára kötelezőnek vall.
Ha egy tárgyalás alatt több témát kell megbeszélnünk, akkor ezek a lépések témánként ismétlődnek, amíg mindegyiken végig nem érnünk.

A tárgyalás lezárása, befejezés
Ebben a szakaszban a tárgyalófelek összefoglalják a tárgyalás eredményeit, amennyiben a tárgyalás eredménytelen, úgy ennek okait és tisztázzák a megismétlés, vagy a folytatás feltételeit és körülményeit (hely, időpont, résztvevők, stb.). Legkésőbb ebben a szakaszban célszerű a megállapodásokat írásban rögzíteni (emlékeztető, jegyzőkönyv, megállapodás, szerződés) és minden, a tárgyalásban résztvevő fél aláírásával hitelesítetni a később esetleges viták elkerülése érdekében.
A tartalmi rész lezárása után ki kell fejezzük a tárgyaló partner tárgyalási és együttműködési készségét és a megoldásért folytatott erőfeszítésüket. Ezt követően már nem marad más, mint az elköszönés.

UTÓÉLET
A tárgyalást követően a tárgyalócsoportoknak vissza kell térniük az őket megbízó csoporthoz, és be kell számolniuk a tárgyalás eredményéről és menetéről. Továbbá értékelni kell a tárgyalási tervünkbe megfogalmazottak teljesülését, a tárgyalócsoport tagjainak munkáját, a siker és az esetleges kudarc okait. Ezután nem marad más, mint a megállapodások teljesítése.

Langó Nándor

A cikk a Sulineten is megjelent.